You are trusting us with something personal — the moment you are marking, the jewellery you are creating, and sometimes the story behind it. We treat that information with the same care and discretion we bring to every piece entrusted to us.
1. Who we are
VANA Fine Jewellery (“VANA”, “we”, “us” and “our”) is operated by Lineage by Vana Fine Sdn Bhd (1451032-D), Malaysia. We provide private fine jewellery consultations, ready-made and bespoke jewellery, gemstone sourcing, redesign, after-sales care and related services.
For the purposes of Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010, as amended from time to time (“PDPA”), Lineage by Vana Fine Sdn Bhd is the data controller responsible for personal data processed in connection with VANA Fine Jewellery.
2. What this notice covers
This notice explains how we collect, use, disclose, store and protect personal data when you visit our website, contact us, request a quotation, book an appointment, participate in a website feature, place or pay for an order, commission a bespoke piece, request servicing, or otherwise deal with VANA.
Third-party websites and services, including payment providers, social media platforms and messaging services, operate under their own privacy terms. Where you use those services, their policies may apply in addition to this notice.
3. Personal data we may collect
Information you provide to us
- Contact details: name, telephone or WhatsApp number, email address and, where relevant, delivery or billing address.
- Consultation and jewellery details: preferred designs, gemstones, metals, ring or jewellery sizing, budget range, occasion, timeline, engraving details, photographs you choose to send, and information about existing or inherited pieces.
- Order and transaction details: quotations, invoices, deposits, payment status, transaction references, delivery or collection information, purchase history and after-sales servicing records.
- Communications: messages, appointment notes, requests, feedback and other information you choose to share by website form, WhatsApp, email, telephone, social media or in person.
- Verification information: information reasonably required for fraud prevention, payment verification or compliance with applicable legal and regulatory obligations, where relevant.
Information collected automatically
When you use our website, our web server and service providers may receive ordinary technical information such as your IP address, browser type, device information, referring page, pages visited and time of access. This may appear in server, security or diagnostic logs.
4. Website forms and interactive features
Where a website form, quiz or similar feature runs locally in your browser, information is not sent to us unless you take an action that submits it. If you choose to send a result through WhatsApp or email, the information contained in that submission is received and handled under this notice.
Submitting an enquiry or completing a website feature does not by itself subscribe you to marketing. Where marketing consent is requested, it will be presented separately or clearly identified.
5. Why we use your personal data
We may process personal data for purposes including:
- responding to enquiries and arranging private appointments;
- advising on jewellery, gemstones, design, sizing and pricing;
- preparing quotations, invoices and order confirmations;
- designing, sourcing, producing, resizing, repairing, delivering and servicing jewellery;
- processing payments and maintaining transaction records;
- keeping client and commission history so we can provide appropriate future care and service;
- preventing fraud, protecting our website, systems, customers and business;
- improving our website, forms, service processes and customer experience;
- sending marketing, event invitations or updates where you have consented or where permitted by law; and
- meeting accounting, tax, legal, regulatory, dispute-resolution and record-keeping obligations.
We do not sell or rent your personal data to advertisers or data brokers.
6. Is providing your data compulsory?
Some information is necessary for us to provide a requested service. For example, we normally need your name and a way to contact you to respond to an enquiry, and we may need payment or delivery information to complete an order. If required information is not provided, we may be unable to proceed with the relevant request or transaction.
Other information — such as the story behind an occasion, personal preferences beyond what is needed for your design, or optional marketing consent — is voluntary.
7. Payments and Xendit
Where online payment is available, payment services may be provided by third-party payment processors, including Xendit. Those providers may collect or process payment-related information needed to authorise, settle, verify or manage the transaction.
VANA may receive transaction information such as payment status, amount, method, reference number and limited account or payer details. We do not normally receive or store your complete payment-card number or card security code when those details are entered directly into a payment provider’s secure payment environment.
Your use of a payment provider is also subject to that provider’s privacy and security terms.
8. Who we may disclose personal data to
We disclose personal data only where reasonably necessary for the purposes described in this notice. Recipients may include:
- craftsmen, setters, workshops and other production partners involved in making or servicing your piece;
- gemmological laboratories and specialist service providers where certification or testing is requested;
- couriers, logistics providers and insurers where delivery or transport is arranged;
- payment processors, banks and payment-service providers, including Xendit where used;
- website hosting, email, form, cloud storage, CRM, ERP, security and technology service providers;
- accountants, auditors, insurers, lawyers and other professional advisers;
- regulators, law-enforcement bodies, courts, tax authorities and other public authorities where disclosure is required or permitted by law; and
- a purchaser, investor or professional adviser involved in a genuine corporate restructuring or transaction, subject to appropriate confidentiality and legal safeguards.
We seek to provide third parties only with the information reasonably necessary for their role.
9. WhatsApp, social media and third-party platforms
WhatsApp is one of our principal client communication channels. WhatsApp is operated by Meta and communications sent through it pass through Meta’s systems. Instagram and other social platforms similarly operate under their own privacy terms.
If you would rather not use WhatsApp or social media, you may contact us by email or another available channel. Please avoid sending highly sensitive information through social messaging unless it is genuinely necessary.
10. Transfers outside Malaysia
Some technology, cloud, messaging, payment or service providers may process or store personal data outside Malaysia. Where personal data is transferred across borders, we take reasonable steps to ensure the transfer is handled in accordance with the PDPA and that appropriate protection or safeguards are applied.
11. Cookies, local storage and analytics
Our website may use strictly necessary cookies, session storage or similar browser technologies for practical functions such as remembering a temporary preference, maintaining security or supporting a form or payment flow.
Our pages may also load third-party resources such as fonts, content-delivery networks or embedded services. Those providers may receive ordinary technical information such as your IP address in order to deliver the requested resource.
If we introduce non-essential analytics, advertising or behavioural-tracking technologies, we will update this notice and implement any consent or notice measures required by applicable law.
12. How long we keep personal data
We keep personal data only for as long as reasonably necessary for the purpose for which it was collected and for applicable legal, accounting, tax, warranty, dispute-resolution and business-record requirements.
As a general guide:
- enquiries that do not proceed may be kept for up to two years so that we can resume the conversation if you return;
- client, order, jewellery and servicing records may be retained longer where needed to care for a piece, maintain provenance or service history, resolve disputes, or comply with legal and tax obligations; and
- marketing preference and consent records may be kept for as long as needed to respect and evidence your choices.
When personal data is no longer required, we take reasonable steps to delete, destroy or anonymise it.
13. Security and personal data breaches
We use reasonable administrative, technical and physical safeguards appropriate to the nature of the data we hold. These include limiting access to people who need the information for their work, using secured systems and service providers, and serving our website over encrypted HTTPS.
No system can be guaranteed perfectly secure. If a personal data breach occurs, we will assess it and take appropriate containment, investigation and remediation steps. Where Malaysian law requires notification to the Personal Data Protection Commissioner or affected individuals, we will make those notifications in accordance with the applicable requirements.
14. Your rights and choices
Subject to the PDPA and applicable exceptions, you may have the right to:
- be informed about how your personal data is processed;
- request access to personal data we hold about you;
- request correction of inaccurate, incomplete, misleading or out-of-date personal data;
- withdraw consent where processing is based on consent, subject to legal and contractual consequences;
- ask us to limit or stop certain processing, including direct marketing and processing likely to cause damage or distress;
- object to or opt out of direct marketing; and
- exercise any additional right available under the PDPA, including data portability where and to the extent applicable.
To make a request, contact us using the details below. We may need to verify your identity before acting on a request. We will handle requests within the time required by applicable law and may charge a permitted fee where the PDPA allows one.
Withdrawing consent does not affect processing already carried out lawfully and does not require us to delete records that we must retain for legal, tax, accounting, fraud-prevention or dispute purposes.
15. Marketing communications
Where you have agreed to receive VANA news, event invitations or promotional communications, you may opt out at any time by replying to us, using an unsubscribe option where provided, or contacting us using the details below.
Opting out of marketing will not prevent us from sending service communications that are reasonably necessary for an existing enquiry, appointment, order, payment, delivery, repair or other transaction with you.
16. Automated decisions
We do not currently use personal data to make solely automated decisions that produce significant legal or similarly significant effects on our clients. If that changes, we will update this notice and apply any safeguards required by law.
17. Children
Our commercial services are directed primarily to adults. We do not knowingly collect personal data from a child for the child’s own purchase or account without appropriate involvement or consent of a parent or guardian where required. If you believe a child has provided personal data to us inappropriately, please contact us.
18. Changes to this notice
We may update this Privacy Notice as our website, services, technology or legal obligations change. The “Last updated” date at the top identifies the current version. If a change materially affects how we handle personal data, we will take reasonable steps to provide additional notice where appropriate.
19. Contact and complaints
- Data controller
- Lineage by Vana Fine Sdn Bhd (1451032-D), trading as VANA Fine Jewellery
- Location
- Liberty ARC @ Ampang UKAY, Ampang, Selangor, Malaysia
If you are not satisfied with how we handle a privacy matter, you may lodge a complaint with the Personal Data Protection Commissioner / Department of Personal Data Protection Malaysia (JPDP).
1. Siapa kami
VANA Fine Jewellery (“VANA” atau “kami”) dikendalikan oleh Lineage by Vana Fine Sdn Bhd (1451032-D), Malaysia. Kami menyediakan konsultasi barang kemas persendirian, barang kemas sedia ada dan tempahan khas, pemerolehan batu permata, pengubahsuaian, penjagaan selepas jualan dan perkhidmatan berkaitan.
Bagi tujuan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda dari semasa ke semasa (“APDP”), Lineage by Vana Fine Sdn Bhd ialah pengawal data yang bertanggungjawab terhadap data peribadi yang diproses berhubung VANA Fine Jewellery.
2. Skop notis ini
Notis ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan dan melindungi data peribadi apabila anda melawat laman web kami, menghubungi kami, meminta sebut harga, membuat janji temu, menggunakan ciri laman web, membuat atau membayar pesanan, menempah barang kemas khas, meminta servis atau berurusan dengan VANA.
Laman web dan perkhidmatan pihak ketiga, termasuk penyedia pembayaran, platform media sosial dan perkhidmatan pemesejan, tertakluk pada terma privasi mereka sendiri. Polisi mereka mungkin terpakai selain notis ini apabila anda menggunakan perkhidmatan tersebut.
3. Data peribadi yang mungkin kami kumpul
Maklumat yang anda berikan kepada kami
- Maklumat hubungan: nama, nombor telefon atau WhatsApp, alamat e-mel dan, jika berkaitan, alamat penghantaran atau pengebilan.
- Maklumat konsultasi dan barang kemas: reka bentuk pilihan, batu permata, logam, ukuran cincin atau barang kemas, julat bajet, acara, tempoh masa, butiran ukiran, gambar yang anda pilih untuk dihantar dan maklumat tentang barang kemas sedia ada atau warisan.
- Maklumat pesanan dan transaksi: sebut harga, invois, deposit, status bayaran, rujukan transaksi, maklumat penghantaran atau pengambilan, sejarah pembelian dan rekod servis selepas jualan.
- Komunikasi: mesej, nota janji temu, permintaan, maklum balas dan maklumat lain yang anda pilih untuk dikongsi melalui borang laman web, WhatsApp, e-mel, telefon, media sosial atau secara bersemuka.
- Maklumat pengesahan: maklumat yang munasabah diperlukan bagi pencegahan penipuan, pengesahan pembayaran atau pematuhan kewajipan undang-undang dan kawal selia yang terpakai, jika berkaitan.
Maklumat yang dikumpul secara automatik
Apabila anda menggunakan laman web kami, pelayan web dan penyedia perkhidmatan kami mungkin menerima maklumat teknikal biasa seperti alamat IP, jenis pelayar, maklumat peranti, halaman rujukan, halaman yang dilawati dan masa akses. Maklumat ini mungkin direkodkan dalam log pelayan, keselamatan atau diagnostik.
4. Borang laman web dan ciri interaktif
Jika sesuatu borang, kuiz atau ciri laman web berjalan secara setempat dalam pelayar anda, maklumat tidak dihantar kepada kami melainkan anda mengambil tindakan untuk menghantarnya. Jika anda memilih untuk menghantar keputusan melalui WhatsApp atau e-mel, maklumat dalam penghantaran tersebut akan diterima dan dikendalikan menurut notis ini.
Menghantar pertanyaan atau melengkapkan sesuatu ciri laman web tidak secara automatik mendaftarkan anda untuk pemasaran. Jika persetujuan pemasaran diminta, ia akan ditunjukkan secara berasingan atau dikenal pasti dengan jelas.
5. Mengapa kami menggunakan data peribadi anda
Kami mungkin memproses data peribadi untuk tujuan termasuk:
- menjawab pertanyaan dan mengatur janji temu persendirian;
- memberi nasihat tentang barang kemas, batu permata, reka bentuk, ukuran dan harga;
- menyediakan sebut harga, invois dan pengesahan pesanan;
- mereka bentuk, memperoleh, menghasilkan, mengubah saiz, membaiki, menghantar dan menyelenggara barang kemas;
- memproses bayaran dan mengekalkan rekod transaksi;
- menyimpan sejarah pelanggan dan tempahan supaya kami dapat memberikan penjagaan dan perkhidmatan yang sesuai pada masa hadapan;
- mencegah penipuan serta melindungi laman web, sistem, pelanggan dan perniagaan kami;
- menambah baik laman web, borang, proses perkhidmatan dan pengalaman pelanggan;
- menghantar pemasaran, jemputan acara atau kemas kini apabila anda telah bersetuju atau apabila dibenarkan oleh undang-undang; dan
- memenuhi kewajipan perakaunan, cukai, undang-undang, kawal selia, penyelesaian pertikaian dan penyimpanan rekod.
Kami tidak menjual atau menyewakan data peribadi anda kepada pengiklan atau broker data.
6. Adakah pemberian data anda wajib?
Sesetengah maklumat diperlukan untuk kami memberikan perkhidmatan yang diminta. Contohnya, kami biasanya memerlukan nama dan cara menghubungi anda untuk menjawab pertanyaan, dan kami mungkin memerlukan maklumat pembayaran atau penghantaran untuk menyelesaikan pesanan. Jika maklumat yang diperlukan tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat meneruskan permintaan atau transaksi tersebut.
Maklumat lain — seperti cerita di sebalik sesuatu acara, pilihan peribadi yang tidak diperlukan untuk reka bentuk anda, atau persetujuan pemasaran pilihan — adalah secara sukarela.
7. Pembayaran dan Xendit
Jika pembayaran dalam talian tersedia, perkhidmatan pembayaran mungkin disediakan oleh pemproses pembayaran pihak ketiga, termasuk Xendit. Penyedia tersebut mungkin mengumpul atau memproses maklumat berkaitan pembayaran yang diperlukan untuk membenarkan, menyelesaikan, mengesahkan atau mengurus transaksi.
VANA mungkin menerima maklumat transaksi seperti status bayaran, jumlah, kaedah, nombor rujukan dan maklumat akaun atau pembayar yang terhad. Kami biasanya tidak menerima atau menyimpan nombor penuh kad pembayaran atau kod keselamatan kad anda apabila maklumat tersebut dimasukkan terus ke dalam persekitaran pembayaran selamat penyedia pembayaran.
Penggunaan penyedia pembayaran juga tertakluk pada terma privasi dan keselamatan penyedia tersebut.
8. Pihak yang mungkin menerima data peribadi
Kami mendedahkan data peribadi hanya apabila munasabah diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam notis ini. Penerima mungkin termasuk:
- tukang, pemasang batu, bengkel dan rakan pengeluaran yang terlibat dalam menghasilkan atau menyervis barang kemas anda;
- makmal gemologi dan penyedia pakar apabila pensijilan atau ujian diminta;
- kurier, penyedia logistik dan penanggung insurans apabila penghantaran atau pengangkutan diatur;
- pemproses pembayaran, bank dan penyedia perkhidmatan pembayaran, termasuk Xendit apabila digunakan;
- penyedia hosting laman web, e-mel, borang, storan awan, CRM, ERP, keselamatan dan teknologi;
- akauntan, juruaudit, penanggung insurans, peguam dan penasihat profesional lain;
- badan kawal selia, penguat kuasa, mahkamah, pihak berkuasa cukai dan pihak berkuasa awam apabila pendedahan diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang; dan
- pembeli, pelabur atau penasihat profesional dalam penyusunan semula atau transaksi korporat yang sah, tertakluk pada perlindungan kerahsiaan dan undang-undang yang sesuai.
Kami berusaha untuk memberikan kepada pihak ketiga hanya maklumat yang munasabah diperlukan untuk peranan mereka.
9. WhatsApp, media sosial dan platform pihak ketiga
WhatsApp ialah salah satu saluran komunikasi utama kami dengan pelanggan. WhatsApp dikendalikan oleh Meta dan komunikasi yang dihantar melalui perkhidmatan tersebut melalui sistem Meta. Instagram dan platform sosial lain juga tertakluk pada terma privasi mereka sendiri.
Jika anda memilih untuk tidak menggunakan WhatsApp atau media sosial, anda boleh menghubungi kami melalui e-mel atau saluran lain yang tersedia. Elakkan menghantar maklumat yang sangat sensitif melalui pemesejan sosial melainkan benar-benar diperlukan.
10. Pemindahan data ke luar Malaysia
Sesetengah penyedia teknologi, awan, pemesejan, pembayaran atau perkhidmatan mungkin memproses atau menyimpan data peribadi di luar Malaysia. Jika data peribadi dipindahkan merentasi sempadan, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memastikan pemindahan tersebut dikendalikan mengikut APDP dan perlindungan atau langkah keselamatan yang sesuai digunakan.
11. Kuki, storan tempatan dan analitik
Laman web kami mungkin menggunakan kuki yang benar-benar diperlukan, storan sesi atau teknologi pelayar yang serupa untuk fungsi praktikal seperti mengingati pilihan sementara, mengekalkan keselamatan atau menyokong borang atau aliran pembayaran.
Halaman kami juga mungkin memuatkan sumber pihak ketiga seperti fon, rangkaian penghantaran kandungan atau perkhidmatan terbenam. Penyedia tersebut mungkin menerima maklumat teknikal biasa seperti alamat IP untuk menyampaikan sumber yang diminta.
Jika kami memperkenalkan analitik tidak penting, pengiklanan atau teknologi penjejakan tingkah laku, kami akan mengemas kini notis ini dan melaksanakan langkah persetujuan atau pemberitahuan yang diperlukan oleh undang-undang.
12. Tempoh penyimpanan data peribadi
Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang munasabah diperlukan bagi tujuan ia dikumpul dan untuk memenuhi keperluan undang-undang, perakaunan, cukai, waranti, penyelesaian pertikaian dan rekod perniagaan yang terpakai.
Sebagai panduan umum:
- pertanyaan yang tidak diteruskan boleh disimpan sehingga dua tahun supaya perbincangan boleh disambung jika anda kembali;
- rekod pelanggan, pesanan, barang kemas dan servis boleh disimpan lebih lama jika diperlukan untuk menjaga barang kemas, mengekalkan rekod asal-usul atau servis, menyelesaikan pertikaian atau memenuhi kewajipan undang-undang dan cukai; dan
- rekod pilihan dan persetujuan pemasaran boleh disimpan selama yang diperlukan untuk menghormati dan membuktikan pilihan anda.
Apabila data peribadi tidak lagi diperlukan, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memadam, memusnahkan atau menjadikannya tanpa nama.
13. Keselamatan dan pelanggaran data peribadi
Kami menggunakan langkah perlindungan pentadbiran, teknikal dan fizikal yang munasabah bersesuaian dengan sifat data yang kami pegang. Ini termasuk mengehadkan akses kepada pihak yang memerlukan maklumat untuk tugas mereka, menggunakan sistem dan penyedia perkhidmatan yang selamat serta menyediakan laman web melalui sambungan HTTPS yang disulitkan.
Tiada sistem dapat dijamin selamat sepenuhnya. Jika pelanggaran data peribadi berlaku, kami akan menilainya dan mengambil langkah pembendungan, siasatan dan pemulihan yang sesuai. Jika undang-undang Malaysia mewajibkan pemberitahuan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi atau individu yang terjejas, kami akan membuat pemberitahuan tersebut mengikut keperluan yang terpakai.
14. Hak dan pilihan anda
Tertakluk pada APDP dan pengecualian yang terpakai, anda mungkin mempunyai hak untuk:
- dimaklumkan tentang cara data peribadi anda diproses;
- meminta akses kepada data peribadi yang kami pegang tentang anda;
- meminta pembetulan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak lagi terkini;
- menarik balik persetujuan apabila pemprosesan berdasarkan persetujuan, tertakluk pada kesan undang-undang dan kontrak;
- meminta kami mengehadkan atau menghentikan pemprosesan tertentu, termasuk pemasaran langsung dan pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau tekanan;
- membantah atau memilih keluar daripada pemasaran langsung; dan
- menggunakan apa-apa hak tambahan yang tersedia di bawah APDP, termasuk kemudahalihan data jika dan setakat mana ia terpakai.
Untuk membuat permintaan, hubungi kami menggunakan maklumat di bawah. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum mengambil tindakan. Kami akan mengendalikan permintaan dalam tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang dan mungkin mengenakan fi yang dibenarkan jika APDP membenarkannya.
Penarikan balik persetujuan tidak menjejaskan pemprosesan yang telah dilakukan secara sah dan tidak memerlukan kami memadam rekod yang perlu disimpan atas sebab undang-undang, cukai, perakaunan, pencegahan penipuan atau pertikaian.
15. Komunikasi pemasaran
Jika anda bersetuju menerima berita VANA, jemputan acara atau komunikasi promosi, anda boleh memilih keluar pada bila-bila masa dengan membalas kepada kami, menggunakan pilihan berhenti melanggan jika tersedia, atau menghubungi kami menggunakan maklumat di bawah.
Memilih keluar daripada pemasaran tidak akan menghalang kami daripada menghantar komunikasi perkhidmatan yang munasabah diperlukan bagi pertanyaan, janji temu, pesanan, bayaran, penghantaran, pembaikan atau transaksi sedia ada dengan anda.
16. Keputusan automatik
Kami pada masa ini tidak menggunakan data peribadi untuk membuat keputusan automatik sepenuhnya yang menghasilkan kesan undang-undang atau kesan penting yang serupa terhadap pelanggan kami. Jika keadaan ini berubah, kami akan mengemas kini notis ini dan melaksanakan perlindungan yang diperlukan oleh undang-undang.
17. Kanak-kanak
Perkhidmatan komersial kami ditujukan terutamanya kepada orang dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi kanak-kanak untuk pembelian atau akaun kanak-kanak itu sendiri tanpa penglibatan atau persetujuan ibu bapa atau penjaga yang sesuai apabila diperlukan. Jika anda percaya seorang kanak-kanak telah memberikan data peribadi kepada kami secara tidak wajar, sila hubungi kami.
18. Perubahan kepada notis ini
Kami mungkin mengemas kini Notis Privasi ini apabila laman web, perkhidmatan, teknologi atau kewajipan undang-undang kami berubah. Tarikh “Dikemas kini” di bahagian atas menunjukkan versi semasa. Jika perubahan memberi kesan material kepada cara kami mengendalikan data peribadi, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memberikan notis tambahan apabila sesuai.
19. Hubungi kami dan aduan
- Pengawal data
- Lineage by Vana Fine Sdn Bhd (1451032-D), menjalankan perniagaan sebagai VANA Fine Jewellery
- Lokasi
- Liberty ARC @ Ampang UKAY, Ampang, Selangor, Malaysia
Jika anda tidak berpuas hati dengan cara kami mengendalikan isu privasi, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi / Jabatan Perlindungan Data Peribadi Malaysia (JPDP).